Hur lägger jag till utgifter i bokföringen?

Som fakturerare med enskild firma (toiminimi) har du tillgång till en kvittoskanner som gör det snabbt och enkelt att dokumentera företagets utgifter. Via kvittoskannern kan du ladda upp elektroniska kvitton och fotografera fysiska papperskvitton. Lägg alltid till bara ett kvitto åt gången – en och samma bild får inte innehålla flera kvitton.

Så här fungerar vår kvittoskanner

1. Öppna Menyn i appen och välj Kvitton
2. Klicka på + -knappen längst ned till höger
3. Välj om du vill skanna kvittot eller ta en bild
4. Ladda upp en fil från din enhet eller ta en bild, spara
5. Om det inte framgår av kvittot hur det hänför sig till din affärsverksamhet, förklara det närmare
6. Spara

Efter att du sparat skickas kvittot till oss för intern granskning. Alla kvitton granskas alltid så att korrekta kvitton är godkända innan moms- och skattedeklarationen lämnas in. Du behöver alltså inte hålla koll på ett kvitto som väntar på granskning.

Vad krävs för att ett kvitto ska godkännas i bokföringen?

För att ett kvitto ska kunna godkännas i bokföringen måste det innehålla följande uppgifter

• Säljarens namn, adress och Y-tunnus
• Inköpsdatum
• Vad som köpts
• Inköpspriset (belopp inklusive och exklusive moms)
• Momssatsen

Varför blev mitt kvitto avvisat?

Skärmdump från nätbanken

Om du har laddat upp en skärmdump från din nätbank via kvittoskannern avvisas kvittot automatiskt. Nätbankens betalningsuppgifter täcker inte alla uppgifter som nämns ovan. Bilden visar inte alla säljarens uppgifter, produkten eller momssatsen. Ladda alltid upp originalkvittot eller originalfakturan.

Bristfälliga uppgifter

Om kvittot saknar någon av uppgifterna ovan kan det inte godkännas i bokföringen. Den vanligaste orsaken är en saknad produkt/tjänst. Ett kvitto kan visa säljarens uppgifter, inköpsdatum och belopp, men om det inte framgår vilken tjänst eller produkt som köpts kan det inte rimligen bokföras som en kostnad för ditt företag. Sådana kvitton kommer oftast från en betalterminal. Ladda alltid upp det underlag som visar alla uppgifter som nämns ovan.

Dubblettkvitto

En vanlig orsak till avvisning är en dubblett. Samma kvitto har redan godkänts i din bokföring en gång tidigare. Dubbletter avvisas automatiskt. Det är därför viktigt att du laddar upp kvitton så snart som möjligt efter köpet, eller till exempel med jämna mellanrum, så att du inte skapar onödigt arbete åt dig själv genom att ladda upp samma kvitton via skannern igen.