Tietosuojakäytäntö

Tämä käännös on tarkoitettu asiakkaidemme avuksi. Suomenkielinen alkuperäisversio on oikeudellisesti sitova: https://www.truster.com/fi/ehdot/tietosuojakaytanto

#Tietosuojaseloste

Alkuperäinen teksti on kirjoitettu suomeksi, ja tämä on automaattinen käännös. Jos kieliversioiden välillä on eroja, suomenkielinen versio on ratkaiseva.

#Yleistä

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyille, kuten rekisterinpitäjän asiakkaille tai henkilöstölle, sekä valvontaviranomaiselle.

#Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Truster Oy

Postiosoite: PL 313, 00101, Helsinki, Suomi

Käyntiosoite: Mikonkatu 13, 00100 Helsinki, Suomi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: tietosuojavastaava

Puhelinnumero: 050 1856

Sähköpostiosoite: [email protected]

#Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Truster Oy:n tietosuojavastaava

Truster Oy

Postiosoite: PL 313, 00101, Helsinki, Suomi

Sähköpostiosoite: [email protected]

#Rekisteröidyt

Tämä on Truster Oy:n asiakasrekisteri. Rekisterin rekisteröidyt ovat Truster Oy:n ja sen tytäryhtiöiden palveluiden käyttäjiä.

#Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä asiakaspalvelu
• asiakasviestintä
• palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen
• liiketoiminnan kehittäminen
• tuotteiden ja palveluiden käytön seuranta ja laadun varmistaminen
• suoramarkkinointi ja suoramainonta
• markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
• riskienhallinta
• väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen
• lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvoitteiden täyttäminen
• tilitietopalvelun (AIS) tarjoaminen. Palvelu voi sisältää tuotteen, jossa käyttäjä yhdistää pankki- ja/tai maksutilinsä palveluun suojatun yhteyden kautta tilitietopalvelua käyttäen. Tällöin henkilötietoja (mukaan lukien tapahtumatiedot ja saldotiedot) käsitellään palvelun tuottamiseksi, esimerkiksi kirjanpitoa, täsmäytystä, liiketapahtumien tunnistamista ja kohdistamista sekä raportointia varten.
• asiakkaan omien asiakkaiden tiedottaminen laskutusvalmiudesta, palvelun käyttöönotosta ja maksuja koskevista esteistä.

#Asiakkaan tunteminen ja rahanpesun sekä terrorismin rahoittamisen estäminen

Rekisteröidyn asiakkaan tuntemistietoja ja henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, havaitsemiseen ja selvittämiseen sekä muihin rahanpesulainsäädännön edellyttämiin tarkoituksiin. Tavoitteena on asiakkaan tunteminen sekä rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja väärinkäytösten estäminen.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää myös sen selvittämiseen, kohdistuuko henkilöön rekisterinpitäjän noudattamia kansainvälisiä pakotteita.

#Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Truster käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimukseen perustuvat velvoitteensa. Henkilötietojen käsittely voi perustua sopimussuhteeseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin, rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, rekisteröidyn suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Truster käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimukseen perustuvat velvoitteensa. Henkilötietojen käsittely voi perustua sopimussuhteeseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin, rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, rekisteröidyn suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

#Henkilötietoryhmät

#Perustiedot

• Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus ja tilinumero
• Rekisteröidyn yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

#Asiakkaan tuntemistiedot

• Asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi kopio henkilöllisyystodistuksesta, tunnistamistapa ja tunnistamisen ajankohta, IP-osoite, videotallenne tai valokuva sekä videotallenteen tai valokuvan päivämäärä
• Tieto siitä, onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP) tai kuuluuko hänen lähipiiriinsä PEP-henkilöitä

#Suostumukset

• Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot henkilötietojen käsittelyyn liittyen

#Asiointitiedot

• Rekisteröidyn sopimuksiin ja palveluihin liittyvät tiedot
• Asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen viestintään liittyvät tiedot

#Seurantatiedot

• Rekisteröidyn verkkokäyttäytymistä ja palveluiden käyttöä seurataan esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyihin tietoihin voivat kuulua esimerkiksi käyttäjän selaama sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, käytetty kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon ajankohta ja kesto sekä näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä.

#Sijaintitiedot

• Rekisteröidyn laitteen sijainti ja sovellukseen lisätyt matkatiedot, kuten matkojen lähtö- ja pysähdyspaikat sekä GPS-koordinaatit.

#Tilitiedot (AIS / tilitietopalvelu)

• Jos rekisteröity yhdistää pankki- ja/tai maksutilinsä palveluun tilitietopalvelun avulla, voidaan käsitellä seuraavia tietoja siinä laajuudessa kuin tilin palveluntarjoaja niitä toimittaa: tilin perustiedot (esimerkiksi tilinumero/IBAN, pankki/tilin palveluntarjoaja ja valuutta), saldotiedot (tilin saldo ja saldon ajankohta) sekä tapahtumatiedot (tapahtuman päivämäärä ja/tai kirjauspäivä, määrä, viite- ja viestitiedot, maksutyyppi, maksajan tai maksunsaajan nimi ja tilin tunniste siinä laajuudessa kuin tieto on saatavilla, tapahtuman yksilöllinen tunniste sekä muut tilin palveluntarjoajan toimittamat tapahtumaa kuvaavat tiedot).

#Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Rekisterinpitäjä kerää tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita, kuten verkkopalveluita.

Lain sallimissa rajoissa henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmannen osapuolen rekistereistä, kuten:

• viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä, kuten Digi- ja väestötietoviraston, Verohallinnon ja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) rekistereistä
• poliittisen vaikutusvallan tai kansainvälisten talouspakotteiden selvittämiseksi tarvittavista tiedoista niiltä tahoilta, jotka ylläpitävät tällaisia tietokantoja
• tilitietoja voidaan saada palveluun rekisteröidyn valitsemalta pankilta tai muulta tilin palveluntarjoajalta tilitietopalvelun kautta, kun rekisteröity yhdistää tilinsä palveluun.

#Henkilötietojen luovuttaminen

Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa Trusterin tytäryhtiöille lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi asiakaspalvelua, asiakassuhteen hoitamista ja markkinointia varten.

Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa myös muille rekisterinpitäjille, esimerkiksi

• viranomaisille, kuten Verohallinnolle, PRH:lle sekä ulosotto- ja valvontaviranomaisille
• toiselle rekisterinpitäjälle, kun se on osa tuotettavaa palvelua tai tuotetta
• tilitietopalvelun tarjoamiseksi henkilötietoja voi käsitellä Trusterin lukuun toimiva palveluntarjoaja. Lisäksi pankit ja muut tilin palveluntarjoajat toimittavat tilitietoja palveluun tilitietopalvelun teknisten rajapintojen kautta rekisteröidyn tekemän yhdistämisen perusteella.
• Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan omille asiakkaille siinä laajuudessa kuin se on maksujen välittämiseksi tarpeen. Näihin luovutettuihin tietoihin voi kuulua esimerkiksi tarpeelliset tiedot siitä, on lakisääteinen tunnistaminen suoritettu, on Y-tunnuksen rekisteröinti valmis, ja onko tilillä esteitä maksujen vastaanottamiselle.

Rekisterinpitäjä käyttää palveluiden tuottamisessa ja tarjoamisessa alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita. Henkilötietojasi voidaan siirtää esimerkiksi yhteistyökumppaneille, palveluntarjoajille ja tietojärjestelmien tuottajille rekisterinpitäjän lukuun tapahtuvaa käsittelyä varten. Tällaisia toimijoita voivat olla esimerkiksi eri tietojärjestelmät, pankit ja vakuutusyhtiöt. Sopimusjärjestelyillä ja muilla toimenpiteillä rekisterinpitäjä varmistaa, että alihankkijat ja palveluntarjoajat suojaavat käsiteltäviä henkilötietoja asianmukaisesti ja rekisterinpitäjän asettamien vaatimusten mukaisesti hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.

#Henkilötietojen siirto ja kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja pääasiassa Suomessa ja ETA-alueella. Jos rekisterinpitäjä siirtää tai luovuttaa henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin, se varmistaa henkilötietojen riittävän suojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja käyttää Euroopan komission hyväksymiä tiedonsiirtomekanismeja.

#Rekisteröidyn oikeudet

#Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa keräämisestä ja käsittelystä.

#Oikeus tutustua tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä hänen henkilötietojaan. Jos rekisteröidyn tietoja käsitellään, rekisterinpitäjän on pyynnöstä toimitettava hänelle kopio käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellei rekisteröity toisin pyydä. Rekisterinpitäjä voi periä rekisteröidyltä kohtuullisen, hallinnollisista kustannuksista aiheutuvan maksun, jos rekisteröity pyytää useita kopioita tiedoista.

#Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset ja epätarkat henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

#Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat tiedot. Rekisterinpitäjä ei kuitenkaan ole velvollinen poistamaan henkilötietoja, jos tietojen käsittely on edelleen tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi. Jos rekisteröity on yhdistänyt tilinsä palveluun tilitietopalvelun avulla, tilitietoyhteys voidaan poistaa palvelussa tai tilin palveluntarjoajan tarjoamalla tavalla. Yhteyden poistaminen tai sen päättyminen voi vaikuttaa palvelun toimintoihin siinä laajuudessa kuin tilitietoja tarvitaan palvelun tuottamiseen. Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa myös pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

#Tietojen säilytysaika tai sen määrittämisen perusteet

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimus- ja asiakassuhteen keston ajan. Henkilötietoja säilytetään enintään 5 vuotta viimeisimmästä asiakastapahtumasta. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan rekisterinpitäjän noudattaman poistoprosessin mukaisesti. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimus- ja asiakassuhteen keston ajan. Henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuotta viimeisimmästä asiakastapahtumasta. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan rekisterinpitäjän noudattaman poistoprosessin mukaisesti.

#Tietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallinnolliset turvatoimet, joilla se suojaa hallussaan olevia tietoja katoamiselta, väärinkäytöltä, luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, muuttamiselta ja tuhoutumiselta.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin keinoin. Rekisterin suojaamisessa käytetään muun muassa seuraavia keinoja:

• laitteiston ja tiedostojen suojaaminen
• käyttäjien tunnistaminen
• käyttöoikeudet
• käyttötapahtumien kirjaaminen
• käsittelyn ohjeistaminen ja valvonta